В абстрактном смысле ИПС называют совокупность информационно—поискового языка, правил обработки и поиска информации [19, 21] , При таком определении массивы данных, а также технические средства, с помощью которых реализуется ИПС, не рассматриваются, а следовательно, действительная структура и назначение ИПС не отображаются. Поэтому под ИПС следует понимать совокупность массивов данных, информационно-поискового языка, правил обработки, поиска и Выдачи информации, программ, а также технических средств, с помощью которых осуществляется процесс хранения, поиска и выдачи документов (источников) или фактографических сведений.Часто программирование применяют для создания сайтов.
В таком более широком понимании ИПС ее синонимом можно считать употребляемый у нас термин «фонд данных» (а за рубежом — «банк данных»), хотя последний не имеет единого толкования. Иногда под ним понимают только массивы данных, чаще — массивы данных вместе с комплексом средств для поиска информации. Нередко фонду данных приписывают особенности больших ИПС: наличие больших взаимосвязанных массивов информации, пригодных для решения различных задач; обслуживание большого числа пользователей, в том числе удаленных от массивов, с которыми связь осуществляется с помощью дистанционных терминалов; организация массивов информации на запоминающих устройствах прямого доступа; режим работы ЭВМ диалоговый и пакетной обработки; логическая обработка информации и использование информационно-алогического языка.
Фонды данных по существу представляют собой проблемно-ориентированные информационно-справочные системы. Их специфика в первую очередь состоит в том, что они ориентированы на выполнение справочной функции в ее самом общем виде: на выдачу пользователю той имеющейся в данный момент части хранимых данных, которая была указана в поступающем запросе. Другим характерным свойством фондов данных является выделение функций формирования, накопления и ведения информационной базы {базы данных) в автономно выполняемый (по сравнению с получением справок) процесс, который связан с программами прикладных задач только информационно. Описания данных в программе и описание всей хранимой информационной базы существуют и составляются независимо друг от друга, хотя и согласованно с имеющимися возможностями организации данных в конкретной системе. Наконец, процесс обращения к данным и управления ими ориентирован на пользователей и в качестве основного режима предусматривает обеспечение коллективного доступа к данным большого контингента пользователей в условиях одновременного решения задач и дистанционного многоканального обслуживания пользователей.
Фонду данных как целому образованию присущи свойства, отличные от свойств составляющих его элементов [17, 21] . Привносятся эти свойства всем набором отношений, связывающих эти элементы.
С семантической точки зрения ИПС характеризуется тремя элементами: информационно-поисковым языком, системой перевода (индексирования) на этот язык и логикой.
В документальных ИПС с помощью ИПЯ осуществляется формализация запросов и входной информации, в результате чего создаются поисковые образы документов, которые необходимы при реализации процесса поиска, В фактографических ИПС информационный язык предназначен для формализованного описания данных и запросов,
ИПЯ, являясь моделью естественного языка, должен содержать его элементы, позволяющие передавать смысл информации. Адекватность этой модели может быть различной. Но средства передачи смысла должны быть сокращены и формализованы настолько, чтобы обеспечить автоматизацию процесса сравнения и поиска информации.
В некоторых системах при переводе на ИПЯ учитывается не только факт вхождения слова в индексируемый документ, но и те отношения, которые имеют место в данном документе между переводимыми словами (системы с грамматикой).